01.03.2019 Artigos

Escritórios de Advocacia: O Impacto da Tecnologia.

Com passar dos anos a dinâmica de trabalho da sociedade sofreu grandes alterações. A chegada da tecnologia redefiniu conceitos dentro do mercado de trabalho e, atualmente, as profissões apresentam uma relação de mutualismo com as ferramentas digitais, sendo o cenário jurídico parte desse quadro.  

Os escritórios de advocacia contam, nos dias de hoje, com os mais diversos suportes tecnológicos que trazem para rotina do advogado maior simplicidade e flexibilidade. Com isso em mente, destacamos aqui algumas ferramentas essenciais para um escritório de advocacia.  

Entre os principais recursos temos:  

O Certificado Digital

O Certificado Digital é um documento eletrônico, que valida as transações on-line, e dessa forma o advogado tem acesso a inúmeros serviços disponibilizados na internet por órgãos públicos e pode, além de disso, assinar digitalmente documentos eletrônicos, dando-lhes validade jurídica, bem como podem consultar processos eletrônicos e ainda peticionar eletronicamente.

O certificado digital que todo advogado deve possuir é o do tipo E-CPF, que permite o peticionamento eletrônico, a assinatura digital, e outros.

 Devido aos diferentes tipos de armazenamento existe uma classificação, A1 e A3, que deve ser analisada no momento de escolha e da contratação de um Certificado Digital.  

Com o Certificado Digital OAB os atos processuais podem correr sem presença física do advogado. O acesso via internet permite que sejam movimentadas petições, contratos, pareceres e diversos outros documentos que fazem parte do cotidiano de um advogado e do escritório de advocacia. Dessa forma, a tecnologia aparece como uma forma de facilitar uma rotina já agitada, fazendo dispensável a locomoção até tribunais, fóruns e varas.   

Suas vantagens incluem: assinar e enviar documentos pela internet (como escriturações contábeis e fiscais), realizar consultas e efetuar atualização de cadastros, fazer login em ambientes seguros, conseguir certidões da Receita Federal, cadastrar procurações, entre outros.  

Nuvem Digital

As ferramentas digitais permitem que as informações sejam lançadas na nuvem digital de forma simples e rápida, mas além disso possibilita um acesso imediato de qualquer lugar. Os dados passam a ser compartilhados e recebem atualizações em tempo real. Com a nuvem qualquer advogado pode acessar seus documentos do escritório, de casa, e até mesmo de outra cidade -basta que se tenha acesso a internet-.  

Os relatos de profissionais após a adesão do armazenamento na nuvem é que antes eram necessárias salas inteiras para armazenar pasta e planilhas. A organização desses documentos era uma tarefa árdua, de manutenção contínua, e exposta a falhas – sem falar nos gastos com impressão e realização de cópias.  

Mas com a nuvem todos os arquivos são lançados em um único lugar e a informação fica centralizada. A nuvem, além de promover o não uso do papel, garante uma boa gestão de documentos em que o acesso a esses é feito de uma forma totalmente digital, não sendo necessário que o advogado se desloque até o escritório para ter acesso a uma declaração, registro ou certificado.   

Gestão financeira  

Um profissional de direito encontra em sua rotina diversos quesitos que demandam sua atenção e cuidado. Clientes, prazos e burocracias são apenas alguns deles.   

Além desses fatores, ainda existe o quesito administração das finanças de uma empresa, que não é uma tarefa fácil. Nos escritórios de advocacia é muito comum que essa tarefa seja encarregada a um advogado, o grande problema é que nem todos os cursos de Direito oferecem uma boa base econômica e administrativa para a realização dessa função.     

Optar por um programa jurídico dotado com um auxiliar de gestão financeira é uma economia de tempo e dinheiro. Dessa forma afazeres como controle de honorários e despesas, organizar o fluxo de caixa, emitir faturas e outros são automatizados, e se tornam muito mais simples.  

Sistema de segurança de dados  

Assim como a forma de armazenar arquivos e documentos se alterou com o passar dos anos, a maneira como esses devem ser protegidos também não é mais a mesma. Armazenamento digital exige um complexo de segurança digital.  

O sistema de segurança é uma vantagem competitiva de grande importância no mercado jurídico. Os dados com que um advogado interage são confidenciais e exigem um acesso restrito. Para a segurança do profissional e dos clientes é necessário investir em uma ferramenta que oferece um bom complexo de segurança, e que possua algum tipo de controle de acesso.  

Dessa forma apenas pessoas autorizadas podem acessar e visualizar as informações ali presentes, com uma garantia da segurança da informação, um campo de dados restrito, existindo ainda um controle de acessos através de perfis ou grupos de usuários.   

Software Jurídico  

Essa é possivelmente a escolha mais importante a ser tomada pois ela abrange diversos setores de funcionamento do escritório. Um software irá promover uma melhoria na otimização das tarefas, no controle de compromissos, no armazenamento de arquivos, na integração da empresa, e até mesmo na gestão financeira.    

Isso ocorre porque o software jurídico é a ferramenta tecnológica que faz parte do cotidiano dos melhores advogados e escritórios de advocacia nos dias de hoje. Com o objetivo de automatizar, facilitar, e simplificar as tarefas executadas no dia a dia, o software ajuda com a gestão de processos, o controle de prazos, a organização da parte financeira, a integração da equipe, entre outros.   

A ideia é que com a redução do tempo gasto com esses afazeres o profissional jurídico possua tempo para investir em áreas que realmente importam, como, por exemplo, se dedicar de forma mais integral aos seus clientes.    

A grande questão é que o melhor software jurídico para advogados virá equipado com muitas das ferramentas citadas aqui. Software Jurídico Completos apresentam em si nuvem de armazenamento, módulo financeiro, sistema de segurança e acesso restrito a documentos, além de um calendário com de alerta de prazos – que avisa e notifica o advogado quanto aos seus compromissos.   

Um programa que possui modelos de documentos pré-editados – garante a redução do tempo gasto com a digitalização, formatação, revisão, e armazenamento desses -.

Manter seu trabalho ou escritório em bases manuais e arcaicas pode representar uma desvantagem competitiva, podendo ser interpretada pelos clientes como uma forma de retrocesso. Por isso a adesão de tecnologias pode fazer toda diferença na inserção da tecnologia em seu ambiente de trabalho, tornando-o mais moderno e atual.  

 

Autor:

 

Helio Moreira |

Professor da FIA-USP no Curso de Gestão Estratégica Jurídica, Professor naFaculdades Integradas Rio Branco no MBA de Branding Innovation. Publicitário eDesigner de formação, com mais de 20 anos de experiência comprovada através dos15 anos à frente da NewGrowing Branding, que hoje carrega em sua bagagem casesrelevantes de branding para escritório de Advocacia, entre eles ( Velloza ADV,Pires e Gonçalves ADV, Baptista Luz ADV, ABL ADV, Natal e Manssur ADV, Molina ADV, Duarte e Tonetti ADV, entre outros ) tornando-se um escritório especializado em construção e comunicação de marcas para escritórios de Advocacia. ( www.newgrowing.com )

 

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